Ai-je besoin d’un suivi de flotte ?

Il peut être difficile de suivre votre flotte tout en gérant tous les autres aspects de votre entreprise. Si vous êtes une petite entreprise qui démarre, il est important de disposer de certaines ressources dédiées à vous faciliter la vie et celle de vos employés. Le logiciel de gestion de flotte offre des avantages infinis pour vous aider à optimiser vos procédures existantes et à économiser sur les coûts opérationnels.

Avec le suivi de flotte, vous pouvez simplifier vos processus manuels et éliminer de nombreuses tâches chronophages qui vous empêchent de devancer la concurrence. Le suivi GPS vous permet d’améliorer la sécurité, de rester en communication avec vos chauffeurs et d’offrir un excellent service à vos clients fidèles.

Bien que l’utilisation du suivi GPS pour surveiller les conducteurs puisse amener certains employés à s’inquiéter des problèmes de confidentialité, il est important de faire savoir à vos conducteurs que l’utilisation d’un système de suivi des véhicules est bénéfique pour leur sécurité. L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte vous permet d’être proactif et transparent avec vos employés pour éviter de compromettre leur confiance tout en respectant la loi, en gardant vos dossiers exacts et en surveillant les heures supplémentaires.

Le suivi des véhicules de votre entreprise vous permet également d’augmenter votre efficacité et de rationaliser vos processus de voyage et de livraison, tout en vous assurant que vos employés adoptent des comportements de conduite sécuritaires et respectent le code de la route. Lors du suivi de votre flotte, vous pouvez trouver des solutions à vos questions, telles que :

• Mon chauffeur ne m’a pas répondu au sujet d’une livraison – où se trouve-t-il ?
• Mon employé utilise-t-il mon véhicule à des fins non professionnelles ?
• Lequel de mes chauffeurs est le plus proche ?
• Combien de temps mes employés passent-ils avec nos clients pour faire le travail ?
• J’ai un client qui prétend que mon technicien ne s’est pas présenté — s’est-il présenté à temps à son rendez-vous ?
• Pourquoi mes véhicules parcourent-ils plus de kilomètres que d’habitude ?

Ce logiciel offre des fonctionnalités précieuses, telles que :

• Comportement du conducteur
• Simplifier la conformité
• Mouvement du véhicule
• Mesures de performances
• Planification de l’entretien
• Les activités opérationnelles
• Selon le logiciel que vous choisissez, vos outils de gestion de flotte peuvent également vous aider à optimiser les itinéraires de vos chauffeurs et à créer des informations exploitables pour identifier les domaines à améliorer et les meilleures opportunités commerciales.

Voici les six principaux avantages du suivi de flotte pour les petites entreprises.

Optimiser les coûts de carburant et d’exploitation

L’optimisation de vos ressources, en particulier le carburant, peut également vous aider à réduire les coûts globaux. Derrière la rémunération des chauffeurs, les coûts de carburant sont le deuxième poste le plus élevé des coûts d’exploitation des entreprises de camionnage. Que vous gériez quelques dizaines de véhicules ou un millier, les coûts de carburant s’accumulent rapidement. Par exemple, l’utilisation non autorisée de véhicules augmente également les coûts de carburant, et un système de suivi GPS permet à la direction de voir si les conducteurs utilisent des véhicules commerciaux à d’autres fins.

Le suivi GPS permet également aux gestionnaires de flotte et aux propriétaires de savoir quand leurs véhicules sont en marche ou quand les conducteurs accélèrent, ce qui réduit l’efficacité énergétique. Grâce aux outils de répartition et de planification d’itinéraire, vous pouvez vous assurer que votre équipe utilise les itinéraires les plus directs et les plus efficaces vers ses rendez-vous et ses chantiers afin de limiter la consommation de carburant, d’éliminer les temps d’inactivité des véhicules et d’avoir un impact positif sur la rentabilité.

L’obtention de données à partir de votre système de gestion de flotte vous permet d’avoir plus de visibilité sur vos opérations et l’historique de vos itinéraires, ce qui vous aide à identifier d’autres domaines dans lesquels vous pouvez économiser de l’argent, comme la réduction des frais d’assurance. De nombreuses compagnies d’assurance offrent des rabais spéciaux pour les véhicules équipés de systèmes de suivi GPS. Ces systèmes vous permettent également de surveiller l’état de votre véhicule et de suivre votre huile moteur et d’autres indicateurs.

Avec le suivi GPS, vous pouvez également vous assurer que vos calculs du temps de vos travailleurs sur les chantiers sont exacts pour la facturation, la facturation et la paie en utilisant vos données de localisation.

Améliorer les mesures de sécurité

Avoir des véhicules bien entretenus et entretenus est une étape clé pour maintenir la sécurité du conducteur, mais le suivi GPS fournit également de nombreuses mesures de sécurité pour votre flotte et vos opérateurs. Les conducteurs ayant des habitudes de conduite médiocre – comme des excès de vitesse, des accélérations brusques, des feux rouges allumés, des accidents ou le non-respect du code de la route – peuvent mettre leur propre vie et celle des autres en danger. Sans oublier qu’ils peuvent augmenter les coûts de carburant et endommager vos véhicules.

Être en mesure de surveiller leurs comportements de conduite facilitera leur formation sur les pratiques de conduite sécuritaires afin de réduire la probabilité d’une collision ou d’une infraction au code de la route. Le suivi GPS vous permet également de planifier un entretien régulier et de permettre aux conducteurs de signaler les défauts du véhicule ou les problèmes qui doivent être inspectés.

En plus de surveiller la sécurité de vos conducteurs, le suivi GPS peut également vous aider à prévenir le vol de véhicules et de marchandises. Lorsque vous disposez d’un emplacement cohérent et en temps réel de tous les véhicules de votre flotte, vous pouvez rapidement prendre des mesures si l’un d’entre eux a été volé ou s’écarte de la trajectoire indiquée. En tant que gestionnaire ou propriétaire, vous pouvez également contrôler les clôtures géographiques personnalisables – des frontières virtuelles définies pour un emplacement ou une zone désignés – qui vous avertissent lorsque vos véhicules ne sont pas là où ils sont censés être.

Le suivi de localisation en temps réel est particulièrement avantageux pour les petites entreprises qui n’ont peut-être pas beaucoup de véhicules de secours ou de remplacement disponibles dans leur flotte. Vous pourrez également localiser vos véhicules professionnels si votre chauffeur venait à avoir un accident et ne répondait plus à vos tentatives de contact.

Augmenter la productivité

Le suivi GPS vous permet d’augmenter la productivité de votre flotte en surveillant le temps que les conducteurs et les travailleurs passent sur chaque chantier et en vérifiant que le véhicule le plus proche est envoyé à un travail pour un flux de travail optimal. Le logiciel de gestion de flotte vous permet de numériser vos processus et tâches qui vous aident à devenir plus compétitif dans votre secteur. Vous pouvez rester au courant des délais de livraison, attribuer des tâches aux véhicules inactifs et augmenter votre nombre de trajets par jour pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

Réduire le travail administratif

L’accès facile aux informations importantes via votre logiciel de gestion de flotte GPS facilite le suivi des détails critiques et élimine les écarts de facturation dus au chronométrage numérique. Le suivi GPS vous aidera également à réduire la paperasserie manuelle et à minimiser les appels aux chauffeurs, vous permettant de vous fier à votre tableau de bord en temps réel et de passer plus de temps à optimiser votre chaîne d’approvisionnement et vos processus de gestion financière.

Lors du suivi de vos actifs avec des documents physiques, il est facile de faire des erreurs, d’égarer des fichiers ou de récupérer des informations lorsque vous devez revérifier quelque chose. En gérant vos tâches dans un système central, vous pouvez :

• Planifiez vos opérations de manière plus productive.
• Réduire la charge administrative.
• Accélérez vos processus.
• Réduire l’erreur humaine.
• Recevez une notification chaque fois que vos véhicules entrent ou sortent des destinations prévues.

Améliorer le service client

Tout en gardant votre entreprise productive profite à vous et à vos chauffeurs, cela profite également à vos clients et vous permet d’améliorer votre service client. Avec le suivi GPS, vous pouvez informer les clients de l’emplacement du véhicule en temps réel avant leur rendez-vous pour leur fournir des heures d’arrivée estimées précises.

Garder vos clients satisfaits vous aidera à maintenir une entreprise de transport prospère en répondant rapidement aux appels, en livrant les articles à temps et en restant prévisible et fiable pour vos clients fidèles. Offrir à vos clients ces processus améliorés vous aidera également à rester compétitif.

Améliorer la conformité

Le suivi GPS aide à relever certains défis de vos opérations quotidiennes, quelle que soit la taille de votre flotte. L’un des aspects les plus importants de votre entreprise est le maintien de la sécurité et de la conformité dans l’ensemble de votre organisation. Le suivi des heures de service (HOS) de votre chauffeur – son temps de service et son temps de conduite – est requis pour de nombreuses entreprises relevant de la FMCSA du ministère des Transports.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est essentiel de suivre et d’enregistrer avec précision les informations sur vos conducteurs, telles que le temps qu’ils ont passé sur la route, la durée de leurs pauses et le nombre d’heures qu’il leur reste à terminer. leur période de conduite.

Grâce au suivi GPS et à d’autres outils logiciels de gestion de flotte, vous pouvez avertir les conducteurs en temps réel lorsqu’ils doivent s’arrêter pour faire des pauses ou lorsqu’ils approchent de la fin de leur quart de travail. S’assurer que les heures de vos chauffeurs sont correctement enregistrées vous aidera à éviter les infractions et à garantir que vos chauffeurs sont bien reposés et productifs pendant leurs quarts de travail.

Meilleures pratiques pour le suivi GPS

Si vous n’avez jamais utilisé le suivi GPS auparavant, il est important de suivre quelques conseils pour maximiser votre efficacité et assurer la conformité. Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lors de l’utilisation d’un logiciel de suivi GPS et de gestion de flotte.

Mettre à jour les pilotes sur les meilleurs itinéraires de trafic

Le suivi GPS vous permet de trouver les itinéraires les plus rapides pour vos chauffeurs. Il est donc essentiel de rester en contact avec eux pour les aider sur le terrain avec des données de trafic en direct. Cependant, les amener rapidement à destination et respecter les délais de livraison et de rendez-vous viennent en second lieu pour leur sécurité sur la route. Bien qu’il soit bon de dépasser les attentes des clients et les estimations de livraison, il est plus important que vos chauffeurs conduisent prudemment et évitent les excès de vitesse juste pour le faire en un temps record.

Avec le suivi GPS à portée de main, vous pouvez rendre votre communication avec les conducteurs plus efficace et les guider vers les itinéraires qui les aideront à arriver rapidement sans compromettre leur sécurité et celle des autres sur la route.

Gardez votre suivi transparent

Si possible, essayez de laisser les autres membres de votre équipe voir votre carte de suivi de véhicule avec vous. En fonction du nombre d’appareils professionnels dont vous disposez et de la fréquence à laquelle vos employés peuvent consulter le tableau de bord, ils peuvent voir en temps réel où se trouvent les véhicules de votre flotte et aider vos répartiteurs et les représentants du service client à localiser rapidement vos chauffeurs.

Permettre à votre équipe d’accéder aux capacités de suivi aidera également à déterminer quels chauffeurs sont libres ou au milieu d’un autre travail, ce qui leur permet de trouver le prochain membre de l’équipe disponible pour prendre rapidement le prochain rendez-vous.

De nombreux clients apprécieront l’assurance que votre chauffeur est en route vers leur emplacement ou que leur livraison est estimée arriver dans une fenêtre précise. Sans oublier que vos employés apprécieront également la transparence de votre entreprise, car vous laissez tout le monde consulter la carte de suivi.

Donnez aux employés votre politique de suivi GPS

Pour maintenir cette transparence organisationnelle, il est également judicieux d’avoir une politique écrite concernant votre logiciel de suivi GPS et de gestion de flotte afin que vos employés sachent exactement ce que vous suivez et comment cela affecte leurs tâches quotidiennes. Votre politique doit couvrir les raisons pour lesquelles vous utilisez le suivi GPS, comment il améliore la sécurité du conducteur et comment vous utilisez les données que vous collectez.

Vous pouvez également décrire les mêmes sujets pour le suivi GPS sur tous les appareils de l’entreprise tels que les téléphones portables ou les tablettes. Communiquer cette politique à vos employés les aidera à comprendre pourquoi ils conduisent et d’autres tâches peuvent être surveillées et comment cela aide votre entreprise à rester conforme et productive.

Récompensez vos conducteurs responsables

Alors que votre logiciel de suivi GPS peut surveiller le freinage, l’accélération et la vitesse de vos conducteurs pour assurer la sécurité, vous pouvez également utiliser ces informations pour récompenser les conducteurs qui conduisent prudemment. Vos chauffeurs représentent votre entreprise et sa réputation, donc s’ils ont régulièrement des accidents ou s’ils sont arrêtés pour excès de vitesse, cela peut avoir des conséquences néfastes car des clients potentiels les dépassent avec votre nom sur le véhicule.

L’utilisation du suivi GPS pour votre flotte vous permet d’offrir des incitations à vos chauffeurs qui traitent les véhicules de votre entreprise avec respect. Ces récompenses peuvent inclure la reconnaissance de l’entreprise, des primes, des cartes-cadeaux ou d’autres prix créatifs pour montrer à vos chauffeurs que vous appréciez leurs pratiques sécuritaires.

Soyez responsable et attentionné

Il n’est pas toujours facile pour les employés de se sentir à l’aise d’être surveillés au travail, même s’ils savent que c’est important pour leur sécurité. Cependant, vous pouvez toujours surveiller vos employés sur la route tout en respectant leur vie privée. Par exemple, vous ne devez vous engager dans la surveillance que lorsque cela est justifié pour un besoin professionnel, comme pendant les heures de travail. Vous devez également informer vos employés que vous protégez toutes les données liées au GPS pour des raisons de conformité et de sécurité.

Par exemple, si un client appelle et dit que votre technicien ne s’est jamais présenté à son rendez-vous, vous pouvez récupérer vos informations de suivi et indiquer à quelle heure votre chauffeur est arrivé à destination et combien de temps il a passé avec le client. Ce type d’informations peut vous aider à éviter de tels problèmes en vous permettant de récupérer rapidement et exactement où se trouvent vos chauffeurs à tout moment.

Suivre uniquement les véhicules et appareils appartenant à l’entreprise

L’une des pratiques les plus importantes à mettre en œuvre lors de l’utilisation du GPS et des services de suivi de flotte est de s’assurer que vous ne l’utilisez que sur les véhicules et appareils appartenant à l’employeur. Bien que vous deviez inclure cela dans votre politique de suivi GPS, c’est une bonne idée de rappeler à vos employés que leurs véhicules et appareils personnels, tels que les téléphones, les tablettes et les ordinateurs portables, ne seront jamais suivis.

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Avec SmartGPS, nous apprécions une fiabilité et un service exceptionnels. Nos logiciels et appareils vous permettent de personnaliser et de configurer des solutions pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Que vous souhaitiez améliorer la répartition des ressources de votre entreprise, évaluer l’efficacité des employés, affiner vos procédures d’exploitation ou améliorer la sécurité des conducteurs, nous avons la technologie pour vous aider à démarrer. Notre logiciel vous offre :

• Emplacements spécifiques, direction, statut et vitesse de vos véhicules.
• Autant de connexions que nécessaire pour que les gens puissent voir les véhicules suivis.
• La possibilité de suivre n’importe quel appareil avec une connexion Internet.
• Vues satellite et conditions de circulation codées par couleur pour des itinéraires spécifiques.

Nous proposons également de nombreux autres services de personnalisation et complémentaires afin que vous puissiez avoir plus de visibilité sur des éléments tels que le comportement du conducteur, l’identification du conducteur, l’intégration de la carte client et les alertes pour les départs et les arrivées. Si vous souhaitez en savoir plus sur les services de SmartGPS et sur la manière dont nous pouvons vous aider à rendre votre entreprise plus efficace, demandez un devis personnalisé en ligne pour commencer.